Organisation de la documentation d’entreprise

  • Analyser l’information, identifier les points essentiels.
  • Mettre en œuvre et connaître la chaîne de gestion documentaire : Classement, stockage, diffusion, archivage.
  • Assistants, secrétaires, gestionnaires de l’information au sein d’une entreprise.

Aucun

Deux (02) jours

  • Apports méthodologiques 40 %
  • Echanges et retours d’expériences 30%
  • Exercices en individuel et en sous-groupes 30%

Tout ce que vous devez savoir pour organiser de manière optimale vos documents

  • Analyse documentaire
  • Le document
  • Les notions de dossiers et fichiers dans l’environnement électronique
  • Rangement des documents
  • Circulation des documents
  • Archivage des documents
  • Définition, finalité, usages, méthodes.
  • Analyses morphologique, syntaxique et sémantique.
  • Définition et typologie : Courrier papier ou électronique, document administratif, document technique, document externe.
  • Caractéristiques du document.
  • Notions de base : Classification, classe, classement, indexation, catégorie, métadonnées
  • Classement physique et classement intellectuel.
  • Modes de classement : Thématique, alphabétique, numérique, chronologique.
  • Systèmes de classement : Encyclopédiques, à facettes, spécialisés (ex : Dewey, CDU, Colon classification…).
  • Plan de classement.
  • Création d’une indexation.
  • Traçabilité des documents.
  • Durées légales de conservation.