Gestion simplifiée des archives bancaires

Permettre aux participants de disposer des habiletés techniques et professionnelles en vue de la mise en place d’un système simplifié et efficace de gestion des « documents bancaires ».

Objectifs spécifiques 

A l’issue de la formation, les participants seront capables de :

  • Maitriser les principes généraux de l’archivage.
  • Maitriser les techniques de gestion et de classement des « archives bancaires » a l’instar des journées comptables, des dossiers de crédit et d’ouverture de compte ;
  • Maitriser les impératifs légaux et techniques liés à la gestion des « archives bancaires ».
  • Identifier et maitriser les flux des « documents bancaires ; De permettre un accès rapide et facile à l’information bancaire
  • Responsables et personnels du service de documentation et des archives au sein des institutions financières;
  • Responsables d’agence ;
  • Contrôleurs et operateurs divers en charge du classement/rangement des « documents bancaires ».

Aucun

Trois (03) jours

  • Apports méthodologiques 40%
  • Travaux pratiques en individuel ou en sous-groupe 60%

Tout ce que vous devez savoir pour bien décrire les archives au sein de votre organisation

  • Généralités sur les archives
  • Cadre normatif et impératifs légaux de la gestion des « archives bancaires »
  •  Les étapes clés de la mise en place d’un système d’archivage des « documents bancaires »
  •  Mise en exploitation du système ou gestion courante des « archives bancaires »
  • Définition des concepts ;
  • La norme ISO 15 489 ;
  • Moreq 2 ;
  • La loi N° 2000/10 ;
  • Étude des besoins ou audit du système d’archivage existant
  • Élaboration des outils techniques de gestion (fichier, formulaires, registres…)
  • Définition et adoption d’une politique et des procédures d’archivage
    • Manuel des procédures et/ou charte d’archivage.
    • Le calendrier de conservation / Cadre de classement spécifique ;
  • Mise en place d’un centre de pré-archivage 
    • Le système centralisé ;
    • Le système décentralisé ;
    • L’externalisation.
    • Choix des solutions technologiques d’informatisation
    • Logiciels à code fermé ;
    • Logiciels libre.
  • Désignation et formation des « Correspondants archives ».La collecte et les versements des « archives bancaires»
    • La procédure de collecte ;
    • Le bordereau de versement ;
    • Les fichiers d’archives et leur mise à jour ;
    • Le transfert des archives au magasin de pré-archivage.
  • Le traitement et le classement des « archives bancaires»
    • Les traitements sanitaires ;
    • Le récolement ;
    • Le classement / Cotation des articles d’archives ;
    • Le rangement / stockage des « archives bancaires».
  • La consultation des « archives bancaires»
    • La procédure de consultation ;
    • La demande de consultation ;
    • Les droits d’accès ;
    • La mise à disposition des documents demandés ;
    • Les relances ;
    • Les retours des documents demandés.
  • Les tris et éliminations des « archives bancaires».
    • L’inventaire des éliminables ;
    • Le choix de la dématérialisation des archives à détruire ;
    • Le désherbage.
  • Mise à jour du système de gestion des « archives bancaires».