Gérer les archives sans être archiviste

  • Maîtriser les outils et les procédures d’archivage
  • Identifier les différents supports de stockage
  • Connaître les obligations légales de la gestion des archives

Toute personne amenée à gérer des archives (or dossiers patients dans le cadre d’archives hospitalières) : responsable documentation, responsable services généraux, comptable, responsable informatique, responsable archives, responsable qualité, secrétaire / assistant

Travailler dans un service de documentation / d’archives ou être en charge de la gestion des archives

Deux  (02) jours

3 Ateliers pratiques permettent aux participants de repartir de la formation avec des outils immédiatement utilisables : un bordereau de versement, un tableau de gestion type, des délais de conservation bien identifiés

Tout ce que vous devez savoir pour gérer de manière optimale vos archives

  • Découvrir l’archivage : métier et contexte réglementaire
  • Organiser un projet d’archivage
  • Elaborer une politique d’archivage
  • Que veut dire archiver ?
    • Identifier les documents dont on aura besoin demain
    • Conserver les archives dans le temps
    • Différences entre archivage, GED et sauvegarde, gestion et stockage
  • Découvrir les archives
    • Archiviste & Records Manager, une fonction clé de l’entreprise
    • Vous êtes chargé de l’archivage courant dans votre service, comment vous situer et vous organiser au quotidien ?
    • Le vocabulaire de l’archivage : cotation et unités de conditionnement, définitions préalables
  • La chaîne de traitement archivistique
    • Evaluer les documents
    • Valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique
    • Archives et documentation
    • Original et copie
    • Le cycle de vie du document, les 3 âges des archives
  •      Législation et réglementation
    • Archives publiques et archives privées
    • Normes et lois : tous les textes régissant les archives papiers et électroniques
    • Connaître les procédures et outils de l’archivage

    Le versement

    • Le bordereau de versement
    • La qualité du versement
    • Le rôle de l’archiviste et des correspondants archives

    Les communications internes et externes

    • La consultation : l’accès aux informations contenues dans des archives
    • Les exigences des prêts en interne : le bordereau de communication
    • Assurer la sécurité des archives par leur traçabilité

    Les éliminations

    • La sélection des éliminables : règles à respecter
    • Le bordereau d’élimination et la trace des éliminations
    • Les destructions : comment et par qui ?
  • Créer des outils adaptés
    • Le tableau de gestion
    • Les durées de conservation (DUA)
    • Le plan de classement
    • Inventaire et récolement
    • Les locaux d’archivage
    • Vocabulaire et règles d’organisation
    • Estimer le volume d’archives
    • Récolement de l’existant documentaire
  • Conditionnement et rangement
  • Les locaux et le choix du matériel
  • Assurer l’aménagement et la sécurité
  • Focus sur l’archivage électronique
    • Les supports d’archives dans l’environnement électronique
    • Normes et premières notions de dématérialisation
    • Les archives natives électroniques
  • Le rôle de la charte
    • Quel est le rôle de la politique d’archivage ?
    • A quoi sert une charte d’archivage ?
  • Le coût de l’archivage
    • Comment le mesurer ?
    • Choisir les bonnes options
    • Coûts techniques et coûts d’organisation