Archivage des documents : organisation et classement

Comprendre les enjeux de l’archivage et du classement des documents pour mieux gérer l’information au sein de votre organisation.

  • Assistante ou secrétaire, toute personne souhaitant organiser un classement des documents au sein de l’entreprise

Aucun

Trois  (03) jours

  • Pédagogie participative alternant les présentations et les échanges,
  • Séances de questions / réponses,
  • Etudes de cas concrets,
  • Vidéo projection du support de formation,
  • Supports téléchargeables et fournis sur clé USB au format PDF

Tout ce que vous devez savoir pour organiser et classer de manière optimale vos documents

  • Analyser les informations à traiter pour bien les conserver
  • Assurer un accès collectif rapide aux informations
  • Quoi conserver et quoi détruire
  • Suivi du classement en utilisant les outils bureautiques
  • Comment mettre en place un système de gestion des archives
  • Définition de l’archivage (Pourquoi archiver ?)
  • Organisation des flux physiques de l’archivage
  • Environnement et contexte de l’archivage
  • Conditions optimales pour un bon archivage
  • Analyser l’information à traiter dans son service
  • Identifier les documents / information dont on aura besoin à l’avenir
  • Connaître les différentes méthodes de classement et d’archivage (avantages et limites)
  • Choisir une méthode de classement et d’archivage adaptée
  • Choisir la méthode de classement là mieux adaptée à son contexte professionnel
  • Mettre en œuvre les principes fondamentaux d’un classement efficace
  • Élaborer un plan de classement
  • Choisir une arborescence et des titres de dossiers pertinents
  • Codifier les documents électroniques à archiver
  • Les obligations légales en matière de conservation des documents (type, durée, etc)
  • Identifier les bonnes pratiques et les critères pour savoir quoi garder ou quoi jeter
  • Permettre une consultation des archives facile
  • Organiser la destruction des archives
  • Utiliser Word pour concevoir votre plan de classement
  • Faciliter la recherche des documents sous avec Windows ou autre système d’exploitation : le nommage des fichiers
  • Utiliser Excel pour assurer le suivi des archives (dossiers)
  • Cas particulier de la gestion des dossiers spécifiques
  • Utiliser Word pour concevoir votre plan de classement